Notaría Enrique Ortiz Schindler

Documentos Privados

En el oficio notarial se otorgan, aparte de las escrituras publicas, los llamados instrumentos privados, que como característica general no quedan archivados o guardados en el oficio. Son instrumentos que las partes otorgantes suscriben en el oficio y los retiran para los fines que han sido otorgados.

A este tipo de actuaciones corresponden aquellos como: cartas poder, declaraciones juradas, autorizaciones de viaje, salvoconductos, aceptación de letras o suscripción de pagarés, compraventa sobre vehículos motorizados, promesas de compraventa, etc.

El instrumento privado no goza de definición en nuestra legislación. Sin embargo puede decirse que es todo documento o escrito que da cuenta de un acto o contrato y que no reviste las características de instrumento público o escritura pública.

Pueden ser otorgados bajo la forma de "instrumento privado", todo tipo de actos o contratos, salvo aquellos en que la ley exige la solemnidad de la escritura pública, como por ejemplo la compraventa de inmuebles.

El tipo de actos o contratos que se pueden otorgar por instrumento privado no requiere necesariamente de la intervención notarial. Sin embargo la ventaja que se obtiene con ella es que se le otorga una suficiente garantía autenticidad, con todas las consecuencias probatorias que ello implica.

La desventaja del instrumento privado, con todo, es que al ser otorgado en ejemplares que los propios interesados retiran del oficio notarial, estos pueden deteriorarse o perderse.

Una solución para ello sería su protocolización ya sea en el mismo oficio del otorgamiento o en otro cualquiera.

Escrituras Públicas

La escritura pública está definida en el artículo 403 del Código Orgánico de Tribunales como "el instrumento público o auténtico otorgado con las solemnidades legales que fija esta ley, por el competente notario, e incorporada en su protocolo o registro público"

Fecha de la escritura.- La fecha de la escritura es la que corresponde al día en que ha sido suscrita por el primero de los otorgantes. En ese momento se la incorpora a un Registro especial que recibe el nombre de Repertorio, en el cual se le asigna un número que es correlativo anual. ( Art 405 y 430 COT) La existencia de este repertorio y en la forma como debe llevarse evita las antedataciones de escrituras.

Plazo para firmar.- Una vez que la escritura es suscrita por el primer otorgante el resto de los comparecientes deben suscribirla dentro de los 60 días siguientes. Si transcurre este plazo y ello no ocurre la escritura se deja sin efecto y carecerá de valor como tal. ( Art. 426 Nro 6 COT)

Retiro de Firma.- Solo es posible efectuar el retiro de una firma puesta en una escritura hasta mientras no la haya suscrito otro de los otorgantes. Luego, si ya existe firma alguna carece de valor cualquier retiro. (art. 406 COT)

Firma a ruego.- Cuando una persona, o todos los otorgantes, no saben o no pueden firmar una escritura" lo hará a su ruego uno de los otorgantes que no tenga interés contrario, según el texto de la escritura, o una tercera persona, debiendo los que no firmen poner junto a la del que la hubiere firmado a su ruego, la impresión del pulgar de la mano derecha o, en su defecto, el de la izquierda" (art 408 COT)

La Protocolización.- Consiste en agregar (o archivar) un documento al final de un registro de notario a pedido de quien lo solicita. (Art 415 COT)

El testamento cerrado.- Una de las formas como se puede otorgar testamento solemne es la de Testamento Abierto. La otra es la de Testamento Cerrado. Consiste en una actuación en que estando presentes en forma simultanea e ininterrumpida el testador, testigos y notario, el primero hace entrega al notario de un sobre cerrado en el cual expresa se contiene su testamento. El notario procede a levantar un acta en la cubierta del sobre, y luego procede a tomar las firmas de los concurrentes a la diligencia. El sobre conteniendo el testamento puede quedaren custodia y guarda en el oficio notarial o bien puede retirarlo el propio testador. Fallecido el testador el testamento debe ser abierto mediante una gestión judicial a la cual deben concurrir el notario y los testigos. No es impedimento que tanto el notario como los testigos no puedan concurrir a la diligencia pues la ley previene esta situación Requerimientos generales para comparecer en una escritura pública:

- Presentar cédula de identidad vigente.
- Entregar nombres y apellidos completos.
- Nacionalidad, estado civil, profesión y domicilio.
- Ser mayores de edad, si son menores, deben comparecer en la forma que determina la ley para cada caso.